Funkcja menedżera w organizacji nie ogranicza się jedynie do zarządzania projektami i zadaniami ‒ ma on zespół ludzi, których pracą musi dobrze pokierować, jednocześnie dbając o dobrą atmosferę w miejscu pracy. Ponosi odpowiedzialność za planowanie, realizację zadań zgodnie z polityką firmy, opracowywanie i wdrażanie strategii biznesowych oraz reprezentowanie organizacji na zewnątrz.
Jednak dobry menedżer cechuje się również empatią i serdecznością w stosunku do osób, z którymi współpracuje. Często pomaga rozwiązywać konflikty między współpracownikami, występuje w roli mediatora, dba o zdrową motywację oraz dobre samopoczucie pracowników. Niekiedy jest też pierwszą linią wsparcia emocjonalnego dla pracowników, którzy znaleźli się w trudnych lub stresujących sytuacjach. To wymagające i złożone zadanie, dlatego warto się zastanowić, jakie działania można podjąć w sytuacji, gdy pojawi się potrzeba wspierania kogoś w miejscu pracy.
„ZAJMIJ SIĘ LUDŹMI, A ONI ZAJMĄ SIĘ BIZNESEM” – JOHN MAXWELL
Jakie działania może podjąć menedżer, gdy zauważy, że pracownik ma problem?
Choć czasami jest to trudne, menedżer powinien podjąć próbę pomocy pracownikowi w rozwiązaniu problemów, które rzutują na efektywność w pracy, gdyż nierozwiązane w porę, prędzej czy później i tak powrócą. Konsekwencją mogą być absencje, obniżona motywacja, brak zrealizowanych planów.
W celu uporządkowania procesu, przedstawiamy 4 kroki, które powinien wykonać menedżer, aby pomóc członkowi swojego zespołu
1
Rozpoznanie
Gdy zauważysz, że pracownik sprawia wrażenie nieobecnego, nie wkłada energii w wykonywanie swoich zadań, a w dodatku wydaje się zmęczony, poinformuj go, że widzisz, że zmaga się z jakimś problemem. Daj mu czas i przestrzeń na poprawę samopoczucia.
2
Obserwacja
Obserwuj zachowania pracownika. Podczas otwartej i empatycznej rozmowy zaoferuj wsparcie. Przekaż mu swoje spostrzeżenia. Mogą okazać się bardzo pomocne w kwestii rozwiązania zaistniałego problemu.
3
Informacja zwrotna/feedback
Na podstawie obserwacji i zebranych informacji przekaż pracownikowi swoją opinię. Spróbujcie wspólnie zdefiniować nakreślony problem.
4
Rozwiązanie
Przedyskutuj z pracownikiem alternatywne sposoby rozwiązania problemu, z którym się zmaga. Razem postarajcie się wypracować najlepszą drogę do osiągniecia założonego celu.
Czasami w trudnych sytuacjach zewnętrzna pomoc wykwalifikowanego specjalisty jest najlepszym rozwiązaniem, dzięki programom wsparcia proces umówienia spotkania ze specjalistą jest bardzo ułatwiony, a sama konsultacja objęta tajemnicą. W naszym artykule „Zachęcanie pracowników do korzystania ze wsparcia EAP” prezentujemy skuteczne strategie jakie może wykorzystać menedżer.
Jakie mamy dane na temat zapewniania wsparcia pracownikom?
Deloitte wspólnie z niezależną firmą badawczą Workplace Intelligence przeprowadził ankietę wśród 3150 członków kadry kierowniczej, menedżerów i pracowników wyższego szczebla w czterech krajach – Stanach Zjednoczonych, Wielkiej Brytanii, Kanadzie i Australii, pytając w niej m.in., jakie działania podejmuje menedżer w celu zapewniania ogólnego wsparcia swoim pracownikom.
Wyniki ankiety potwierdzają, że niespełna 40% menedżerów udziela takiego wsparcia. Jednocześnie warto podkreślić, że menedżerom może być trudno wspierać pracowników ze względu na czynniki pozostające poza ich kontrolą. Wiele zależy od warunków panujących w organizacji, m.in. składa się na to polityka firmy (np. sztywne zasady dot. harmonogramu pracy), duże obciążenie pracą czy mało wspierająca kultura pracy. W rezultacie mniej więcej 1/3 menedżerów twierdzi, że jest w stanie pomóc firmie w sprostaniu wymaganiom w obszarze well-beingu pracowniczego.
Program Wsparcia Pracowników (EAP) stanowi także nieocenione wsparcie dla menedżerów, ponieważ zapewnia merytoryczną i realną pomoc w różnorodnych obszarach:
- zarządzanie stresem
- rozwiązywanie konfliktów
- rozwój umiejętności przywódczych
- rozwiązywanie problemów osobistych i zawodowych
Czasami menedżerom trudno jest przyznać, że potrzebują pomocy w radzeniu sobie z problemami prywatnymi czy zawodowymi. Jednak umówienie się na konsultację może przynieść wymierne korzyści, zwłaszcza w przypadku kwestii bardzo trudnych takich jak: mobbing, dyskryminacja, napastowanie, śmierć pracownika.
Wsparcie obejmuje także pomoc w wypracowaniu harmonii pomiędzy życiem zawodowym i prywatnym oraz w radzeniu sobie ze stresem związanym z obowiązkami zawodowymi.
