EAP – Program Wsparcia Pracowników

Jak skutecznie reagować na sytuacje kryzysowe w firmie: 10 kroków

Sytuacje kryzysowe mogą pojawić się w każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości czy branży, w jakiej działa. Szybka i odpowiednia reakcja na kryzys może uratować firmę przed poważnymi konsekwencjami takimi jak utrata klientów, spadek przychodów czy nawet bankructwo. Odpowiednie działania pozwalają na:

Inwestycja w przygotowanie się do potencjalnych kryzysów i opracowanie scenariuszy działania to zasadniczy element strategii zarządzania ryzykiem w firmie. Zapraszamy do lektury pierwszej części naszego wpisu na temat sytuacji kryzysowych – omówimy w nim kwestie przygotowania na kryzys oraz reagowania, gdy się już pojawi, a w drugiej części zajmiemy się jego długofalowymi następstwami.

Statystyki dotyczące kryzysów w firmach

Obok problemów na poziomie organizacji, również problemy i incydenty związane ze zdrowiem i życiem pojedynczego pracownika mogą być źródłem kryzysu w zespole lub organizacji. Najczęstszymi źródłami kryzysu na poziomie jednostki są wypadki w pracy, wypadki komunikacyjne, samobójstwa pracowników lub śmierć osób bliskich. Dodatkowymi przyczynami kryzysów mogą być katastrofy naturalne. Trzeba pamiętać, że niezależnie od obszaru, w jakim występuje kryzys, zawsze ma on wpływ na pracowników.

Według raportu PwC „Global Crisis Survey 2021” 60% firm na całym świecie doświadczyło przynajmniej jednego kryzysu na poziomie organizacyjnym w ciągu ostatnich 5 lat. Najczęściej kryzysy związane były z:

Badanie pokazuje również, że aż 29% firm nie było w pełni przygotowanych na kryzys, co pokazuje, że często jest wiele do poprawienia w tym obszarze.

Najważniejsze działania w sytuacji kryzysu

Poniżej przedstawiamy 10 najważniejszych elementów, jakie powinny być uwzględnione w procesie skutecznych działań interwencyjnych w firmie:

1

Szybka identyfikacja i ocena sytuacji kryzysowej

Jak najszybciej określ problem, jego skalę i potencjalne konsekwencje dla firmy.

2

Powołanie zespołu ds. zarządzania kryzysowego

Stwórz interdyscyplinarny zespół składający się z kluczowych osób w firmie, będzie on odpowiedzialny za koordynację działań

3

Opracowanie planu działania

Stwórz szczegółowy plan postępowania określający konkretne kroki, role i odpowiedzialności poszczególnych członków zespołu.

4

Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna

Zapewnij skuteczną i przejrzystą komunikację ze wszystkimi interesariuszami, w tym pracownikami, klientami, dostawcami i mediami.

5

Monitoring sytuacji i aktualizacja planu

Zadbaj o ciągłe monitorowanie sytuacji i dostosowywanie planu działania do zmieniających się okoliczności.

6

Ochrona najistotniejszych zasobów firmy

Podejmij działania mające na celu zabezpieczenie najważniejszych zasobów firmy takich jak finanse, dane, relacje z kluczowymi klientami itp.

7

Angażowanie pracowników

Zaangażuj pracowników w proces zarządzania kryzysem, zapewniając im wsparcie i informacje na temat podejmowanych działań.

8

Naprawa wizerunku i relacji z interesariuszami

Podejmij kroki w celu odbudowania zaufania i pozytywnego wizerunku firmy wśród klientów, dostawców i innych partnerów.

9

Analiza i wnioski

Po zakończeniu kryzysu przeanalizuj szczegółowo przebieg sytuacji i wyciągnij wnioski, które posłużą do ulepszenia planu działania w przyszłości.

10

Szkolenia i ćwiczenia z zakresu zarządzania kryzysowego

Regularnie organizuj szkolenia i ćwiczenia dla kluczowych pracowników, by zapewnić ciągłe doskonalenie umiejętności zarządzania kryzysowego.

Rola działu HR w zarządzaniu kryzysem w organizacji

Dział HR jest niezwykle istotny w zarządzaniu sytuacjami kryzysowymi w organizacji, a jego zaangażowanie jest istotne na każdym etapie – od przygotowania i planowania przez reagowanie na kryzys aż po działania następcze. Poniżej znajduje się uszczegółowienie tych działań.

Przed wystąpieniem kryzysu

Przygotowanie i planowanie:

Rozwijanie kultury wsparcia:

W czasie kryzysu

Reakcja na kryzys:

Zarządzanie komunikacją:

Współpraca z innymi działami:

Po zakończeniu kryzysu

Zarządzanie kryzysem nie kończy się w momencie opanowania sytuacji – kluczowe są także działania następcze, które pomagają firmie odbudować stabilność i wzmocnić odporność na przyszłe wyzwania. Ponieważ jest to również szeroki temat, więc poświęcimy mu osobny artykuł. 

Znaczenie wsparcia psychologicznego w sytuacji kryzysu

Wsparcie psychologiczne jest bardzo ważne w sytuacjach kryzysu w firmie i obejmuje kilka istotnych aspektów, które przedstawiamy poniżej.

Wsparcie jednostkowe

Natychmiastowe wsparcie emocjonalne pomaga pracownikom radzić sobie z intensywnymi emocjami, które mogą się pojawić w wyniku kryzysu, jest to najczęściej lęk, smutek, złość, bezradność.

Specjaliści mogą pomóc w zarządzaniu stresem i nauczyć pracowników technik radzenia sobie z nim ‒ pomagają one stabilizować emocje i zapobiegać panice.

Interwencje krótkoterminowe pomagają w rozpoznaniu objawów stresu pourazowego (PTSD), które mogą rozwijać się po traumatycznych wydarzeniach.

Długoterminowa pomoc psychologiczna może obejmować terapię indywidualną lub grupową, która pomaga w przetwarzaniu doświadczeń traumatycznych i zapobieganiu poważniejszym problemom zdrowotnym.

Wsparcie na poziomie zespołu

Wsparcie podczas sesji grupowych może pomóc pracownikom w zmniejszeniu poczucia osamotnienia związanego z trudnymi doświadczeniami. Interwencje mogą wzmocnić więzi zespołowych, poprawić współpracę i wspólne działania w zespole, co jest bardzo ważne w trudnych czasach.

Psycholodzy pomagają pracownikom we wzmocnieniu odporności i w odbudowie zdolności do radzenia sobie z trudnościami i adaptacji do zmieniających się warunków. Pomoc psychologiczna może przyczynić się do podniesienia morale pracowników, a co za tym idzie do zachowania produktywności i motywacji.

Wskazane jest prowadzenie szkoleń z zakresu radzenia sobie ze stresem i zarządzania kryzysowego. Podnoszenie świadomości zdrowia psychicznego i edukowanie pracowników na temat dostępnych zasobów wsparcia sprawia, że łatwiej jest im sięgnąć po pomoc w razie potrzeby. Na naszym blogu opisywaliśmy już rolę psychoedukacji w ramach pierwszej pomocy psychologicznej. W tamtym artykule w szczególności skupiamy się na tym aspekcie.

Wsparcie dla zarządu i kierownictwa

Strategie komunikacji podczas kryzysu pomagające liderom komunikować się z pracownikami efektywnie i empatycznie. Konsultanci mogą pomóc w opracowaniu strategii zarządzania sytuacjami kryzysowymi, zgodnie z najlepszymi praktykami i dopasowaną do specyfiki firmy.

 Ważne jest również, by karda kierownicza rozumiała swoją rolę w sytuacji potrzeby udzielenia wsparcia. W artykule Wsparcie psychologiczne – czy to odpowiedzialność menedżera opisujemy, jaką rolę powinien, a jakiej nie powinien odgrywać kierownik.

Podsumowanie

Wsparcie psychologiczne jest więc integralną częścią zarządzania kryzysowego w firmach, pomaga zarówno indywidualnym pracownikom, jak i całym zespołom przetrwać trudne chwile oraz zminimalizować negatywne skutki kryzysu.

Podczas sytuacji kryzysowych profesjonalne wsparcie psychologiczne okazuje się niezwykle ważne, dlatego Programy EAP są istotnym składnikiem zarządzania kryzysowego w organizacji na każdym etapie. O możliwych długofalowych skutkach kryzysu opowiemy w drugiej części artykułu.